Microsoft a récemment mis à jour sa stratégie de gestion des comptes OneDrive for Business non licenciés.
Selon les nouvelles directives, tout compte qui reste non licencié pendant plus de 93 jours sera archivé, avec des coûts appliqués comme suit : les frais de stockage sont de 0,05 $ par gigaoctet et par mois, et les frais de restauration sont de 0,60 $ par gigaoctet.
Une gestion inappropriée de cette politique peut entraîner :
- Des coûts excessifs dus à la conservation de licences inutiles
- Un accès restreint aux données
- Un risque d’inaccessibilité ou de perte de données métier critiques
Quand les comptes deviennent non licenciés
Un compte OneDrive devient non licencié lorsque :
- Une licence Office 365 (comme E3 ou E5) est retirée par un administrateur.
- Le compte utilisateur est supprimé.
Dans chaque cas, le compte devient inactif et, après 93 jours, il est archivé sauf si une action de gestion est entreprise.
Catégories de comptes non licenciés
Il existe différentes catégories de comptes non licenciés :
-
Comptes en période de rétention
Il s’agit des comptes OneDrive que SharePoint conserve car leur période de rétention n’est pas encore expirée. -
Comptes soumis à une stratégie de rétention
Ces comptes sont protégés par une politique de rétention Microsoft 365 active. -
Utilisateurs actifs sans licence
Désigne les comptes actifs qui ne disposent pas d’un plan de service OneDrive valide. -
Comptes en double
Comptes ayant plusieurs instances OneDrive suite à des problèmes d'approvisionnement antérieurs.
Gestion des comptes non licenciés
En tant qu’administrateur, vous pouvez gérer les comptes OneDrive non licenciés en suivant les stratégies suivantes :
Réattribuer une licence
Réattribuez une licence aux comptes ayant une utilisation importante ou contenant des données critiques. Cela garantit un accès continu et facilite la migration des données vers SharePoint ou des dossiers partagés, même si l’utilisateur d’origine n’est plus disponible.
Supprimer le compte
Supprimez les comptes présentant une faible activité pour économiser sur les coûts de stockage et de licences tout en réduisant les risques de non-conformité.
Archiver le compte
Archivez les comptes lorsque les données ne sont plus activement utilisées mais pourraient être requises pour des raisons légales ou d’audit. Cela permet de sécuriser les données et d'assurer le respect des politiques de rétention.
Rapport « Unlicensed OneDrive Owners »
Vous pouvez utiliser le rapport « Unlicensed OneDrive Owners » pour gérer et examiner vos comptes OneDrive non licenciés, afin de faciliter la prise de décision.