Workflows ne sont pas disponibles dans la solution Essentials.
Les actions « Diverses » sont des actions natives de CoreView qui, avec les actions « Manuelles », sont spécialement dédiées aux Workflows. Elles ne sont accessibles que depuis la section « Gérer les Workflows ».
Cet article détaille les possibilités de chacune de ces actions de gestion de flux de travail.
Délai
Cette action vous permet de définir combien de minutes un Workflow doit attendre avant d’exécuter l’action suivante. Ajouter une action « Délai » peut s’avérer utile pour laisser le temps nécessaire au traitement technique entre deux actions.
Exécuter un Workflow imbriqué
Cette action vous permet d’exécuter un Workflow au sein d’un autre Workflow. Elle est généralement configurée pour ne se déclencher que si un certain paramètre de filtre est satisfait. Voici un exemple :
- La première action est une action « Choix multiple avec délai d’expiration » qui envoie une demande d’approbation pour exécuter le Workflow imbriqué.
- Si elle est approuvée, le Workflow imbriqué est exécuté. Si elle est rejetée, le Workflow imbriqué sera ignoré grâce au filtre configuré.
- Le Workflow exécute les actions suivantes.
- Un e-mail de confirmation est envoyé à l’administrateur.
Voici comment configurer un Workflow imbriqué comme dans l’exemple précédent :
Étape 1 : Configuration
Ajoutez une nouvelle action « Divers », sélectionnez « Exécuter un Workflow imbriqué » et choisissez le Workflow souhaité. Dans cet exemple, le Workflow imbriqué sélectionné supprime toutes les balises de l’utilisateur/des utilisateurs.
Étape 2 : Planifier le démarrage du Workflow (optionnel)
Vous pouvez planifier votre Workflow imbriqué en activant l’option « Planifier au lancement du Workflow » et en fixant un délai jusqu’à 90 jours. Cette fonctionnalité améliore les performances et optimise la limite d’actions en divisant votre flux en deux Workflows : l’un se termine, l’autre démarre selon la planification.
Étape 3 : Ajouter une entrée d’exécution
Insérez l’entrée d’exécution requise, ici le nom principal de l’utilisateur, puis cliquez sur « Enregistrer ».
Étape 3 : Ajouter un filtre
Ajoutez un filtre à l’action « Exécuter un Workflow imbriqué » afin que le Workflow ne s’exécute que si la réponse à la demande par e-mail multichoix est « oui ».
Workflow imbriqué vs. limite de 50 Workflows exécutés
Avec les Workflows imbriqués, il convient de les considérer comme des entités simples. Si vous avez un Workflow contenant deux Workflows imbriqués, cela compte pour un total de trois Workflows : le workflow parent, le premier imbriqué et le second imbriqué.
De plus, lorsqu’il y a plus de 50 Workflows en cours d’exécution simultanée, ils sont gérés par deux files d’attente. La file normale contient tous les Workflows non imbriqués tandis que la file prioritaire est réservée aux Workflows imbriqués. Dès qu’un créneau est disponible, le premier Workflow de la file prioritaire est sélectionné puis traité jusqu’à épuisement de la file.
Exemple :
Imaginons que vous exécutez 49 Workflows simultanément, et lancez le 50e Workflow, qui contient deux Workflows imbriqués (Imbriqué1 et Imbriqué2). Le Workflow parent est alors le 50e de la file.
Dès que l’action du Workflow imbriqué démarre dans le Workflow parent, Imbriqué1 est placé dans la file prioritaire, mais n’est exécuté que lorsqu’un créneau se libère, le parent étant encore actif. Le Workflow parent est alors temporairement suspendu, ce qui permet à Imbriqué1 de démarrer, selon la même règle qu’Imbriqué2.
Récupérer des données à partir d’un objet
Cette action permet de collecter des informations spécifiques depuis un élément, informations qui peuvent être utilisées comme variables d’entrée dans votre Workflow.
Pour en savoir plus, consultez Récupérer des données à partir d’un objet : exemple pratique.
Arrêter
Cette action permet d’interrompre un Workflow. Elle est souvent utilisée en combinaison avec un filtre qui force l’arrêt du Workflow dans certaines conditions.
Dans l’exemple ci-dessous, le Workflow est configuré pour s’arrêter en fonction de la réponse de l’utilisateur à l’action « Choix multiple avec délai d’expiration » programmée au début :
Étape 1 : Configuration
Dans cet exemple, l’action « Arrêter » n’est exécutée que si la réponse à l’action « Choix multiple avec délai d’expiration » est « non ».
Ajoutez une action dans la catégorie « Divers », sélectionnez « Arrêter » puis cliquez sur « Enregistrer ».
Étape 2 : Ajouter un filtre
Ajoutez un filtre à l’action « Arrêter » afin qu’elle ne s’exécute que si la réponse fournie est « non ».
Étape 3 : Exécution
Lancez le Workflow. La personne désignée recevra un e-mail comportant la question à choix multiple.
Étape 3.1 : Refus
Sélectionnons « non ».
Dans le panneau « Détail de l’exécution », on constate que l’action « Arrêter » a été exécutée, mettant ainsi fin au Workflow, qui apparait comme « Réussi ».
Étape 3.2 : Approbation
Relançons le Workflow et sélectionnons « oui ».
Cette fois, l’action « Arrêter » a été ignorée et les actions suivantes ont été exécutées.
Analyse de Tenants virtuels
Cette action vérifie si l’initiateur du Workflow et l’utilisateur cible, identifiés par leur User Principal Name (UPN), sont affectés aux mêmes Tenants virtuels. Pour continuer, l’opérateur sélectionne l’UPN cible pour l’exécution du Workflow. Le Workflow peut être configuré pour ne poursuivre que si les Tenants virtuels correspondent, en choisissant « Oui » dans le champ « Échec si non correspondance V-Tenant ». Une analyse réussie indique une correspondance Tenants virtuels.
